外贸业務(wù)员经常会遇到这样的情况：你给潜在的客户发送了一封精(jīng)心准备的邮件，希望能(néng)够引起他(tā)们的兴趣，但是却没有(yǒu)收到任何回复，让你感到沮丧，甚至怀疑自己的能(néng)力。那么，為(wèi)什么外贸客户不回复你的邮件呢(ne)？有(yǒu)哪些常见的原因和解决办(bàn)法呢(ne)？本文(wén)将為(wèi)你分(fēn)析和介绍。
有(yǒu)时候，你的邮件可(kě)能(néng)没有(yǒu)被客户看到，而是被他(tā)们的垃圾邮件过滤器拦截了。在这个块面，频发原因有(yǒu)以下这些：
如果你的邮件标题或内容包含了一些垃圾邮件触发词，比如“免费”、“优惠”、“保证”等，就很(hěn)容易被判定為(wèi)垃圾邮件进而被过滤拦截。
垃圾邮件触发词（spam trigge words）是指一些可(kě)能(néng)导致電(diàn)子邮件被電(diàn)子邮件提供商(shāng)识别為(wèi)欺诈或恶意的词语或短语。这些词语或短语通常会过度承诺或威胁收件人，试图从他(tā)们那里获取敏感信息或诱使他(tā)们点击恶意链接。垃圾邮件触发词本身不足以将您的電(diàn)子邮件发送给垃圾邮件。例如，如果您提供10%的折扣促销，您仍然可(kě)以在您的電(diàn)子邮件中(zhōng)宣传这一点，而不会被发送到垃圾邮件中(zhōng)，了解電(diàn)子邮件被认定為(wèi)垃圾邮件时的所有(yǒu)因素非常重要。
这个原因比较玄乎，只能(néng)说尽量规避垃圾邮件触发词，能(néng)不用(yòng)尽量不用(yòng)。我们整理(lǐ)了一些比较容易被标记為(wèi)垃圾邮件触发词的列表供大家参考：
邮件附件太大不一定会被拦截為(wèi)垃圾邮件，但是可(kě)能(néng)会增加被拦截的风险。一般来说，邮件附件的大小(xiǎo)限制取决于邮件服務(wù)提供商(shāng)的规定，不同的邮件服務(wù)提供商(shāng)可(kě)能(néng)有(yǒu)不同的限制。
一般而言，这个限制可(kě)能(néng)在10MB到25MB之间，具(jù)體(tǐ)的限制可(kě)能(néng)会有(yǒu)所不同。例如，Outlook.com 的附件大小(xiǎo)限制為(wèi) 25 MB，而 Gmail 的附件大小(xiǎo)限制為(wèi) 50 MB。如果你发送的邮件附件超过了收件人的邮件服務(wù)提供商(shāng)的限制，那么邮件可(kě)能(néng)会被退回或者无法正常发送。
一般情况下，首次对接沟通的邮件要做精(jīng)简处理(lǐ)，尽量避免包含附件，后续等信任度提升后，您可(kě)以选择性添加附件，但最好不要超过10MB，如果為(wèi)了安(ān)全起见，建议您对于大型文(wén)件，考虑使用(yòng)信任度高的云存储服務(wù)（如Google Drive、OneDrive、Dropbox等），并在邮件中(zhōng)提供链接，而不是直接附加文(wén)件。这样的链接地址可(kě)信度较高，会有(yǒu)效提升邮件抵达率。
邮件的格式或语法问题也可(kě)能(néng)导致邮件被拦截到垃圾邮箱。邮件服務(wù)提供商(shāng)通常使用(yòng)自动化的垃圾邮件过滤器来检测可(kě)能(néng)是垃圾邮件的特征，其中(zhōng)包括格式和语法问题。以下是一些可(kě)能(néng)导致邮件被拦截的原因：
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在邮件中(zhōng)过多(duō)使用(yòng)大写字母；
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过多(duō)的拼写错误和语法错误；
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在邮件主题或正文(wén)中(zhōng)过多(duō)地使用(yòng)感叹号和问号；
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在邮件中(zhōng)使用(yòng)不规范的HTML代码；
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邮件中(zhōng)包含过多(duō)的链接或附件；
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邮件中(zhōng)刻意使用(yòng)了过多(duō)颜色字體(tǐ)影响用(yòng)户體(tǐ)验；
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文(wén)字和图片比例不平衡；
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保持合适的大小(xiǎo)写，避免过度使用(yòng)大写字母；
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仔细检查邮件内容，确保没有(yǒu)明显的拼写错误和语法问题。可(kě)以使用(yòng)拼写和语法检查工(gōng)具(jù)可(kě)能(néng)有(yǒu)助于提高邮件的质(zhì)量；
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适度使用(yòng)标点符号，确保邮件内容看起来专业而真实；
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使用(yòng)干净、规范的HTML代码，避免使用(yòng)过多(duō)的嵌套和复杂的结构；
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仅在有(yǒu)必要的情况下包含链接和附件，确保它们是相关的，并且不要包含过多(duō)的外部链接；
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如果必须使用(yòng)图片的话，那么建议在你的营销活动中(zhōng)保持80%的文(wén)字和20%的图片比例；否则，建议最好避免在开发信中(zhōng)使用(yòng)图片；
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除非你真的非常需要，否则最好不要发送附件，特别是很(hěn)大的附件。还有(yǒu)一个办(bàn)法就是把附件上传到Google docs/Dropbox这些地方，然后把链接发过去。
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在你的電(diàn)子邮件的顶部或底部提供退订链接，这样如果你的潜在客户对你的消息不感兴趣，他(tā)可(kě)以快速且无痛地选择退出，而不是将你标记為(wèi)垃圾邮件。
04「含有(yǒu)不可(kě)信的来源链接或附件」
邮件里含有(yǒu)不可(kě)信的来源链接或附件，也会被垃圾邮箱拦截，比如使用(yòng)无法识别安(ān)全性的短网址或隐藏的链接等。因為(wèi)这些链接或附件可(kě)能(néng)含有(yǒu)恶意的代码或内容，试图从收件人那里获取敏感信息或诱使他(tā)们点击恶意链接。垃圾邮件过滤器会检测邮件中(zhōng)的链接或附件的来源和安(ān)全性，如果发现有(yǒu)可(kě)疑的或不合规的，就会将邮件标记為(wèi)垃圾邮件，或者直接拒绝接收。
一般情况下如果邮件包含压缩文(wén)件（rar/zip等）会更容易被判定為(wèi)垃圾邮件，因為(wèi)压缩包中(zhōng)到底含有(yǒu)哪有(yǒu)文(wén)件，文(wén)件的安(ān)全性如何，邮箱服務(wù)器很(hěn)难判定，為(wèi)了保护邮箱使用(yòng)者的安(ān)全，会打上垃圾邮件的标签。
包含 exe文(wén)件的邮件也经常会被判定為(wèi)垃圾邮箱，因為(wèi)这是安(ān)装(zhuāng)程序，系统会担心你想要篡改对方设备的设置。
如果您的邮件中(zhōng)包含链接，最好注意以下几点：
在電(diàn)子邮件中(zhōng)包括 URL 时，始终确保它们可(kě)正常工(gōng)作(zuò)。重定向至不存在的页(yè)面会导致订阅者发出滥用(yòng)投诉。
URL 带有(yǒu)黑名(míng)单域可(kě)能(néng)是收到此警告的原因。检查您的 URL 域和发件人域是否已被反垃圾邮件服務(wù)机构（Spamhaus、Spamcop、Barracuda 等）加入黑名(míng)单。如果是，则请向相关服務(wù)机构提出从名(míng)单中(zhōng)删除请求。
多(duō)个重定向是垃圾邮件制作(zuò)者常用(yòng)的圈套。当订阅者遇到多(duō)个重定向时，他(tā)们会觉得不安(ān)全并将電(diàn)子邮件标记為(wèi)垃圾邮件。因此，请确保您的 URL 直接重定向至所需的页(yè)面。
如果缩短 URL 的域被加入黑名(míng)单，则该 URL 被视為(wèi)可(kě)疑。因此，请避免使用(yòng)公(gōng)开可(kě)用(yòng)的黑名(míng)单 URL 缩短服務(wù)商(shāng)。
URL 不得用(yòng)于谋求个人信息，例如電(diàn)子邮件地址、密码、住宅地址、電(diàn)话号码和信用(yòng)卡信息。
“在線(xiàn)约会”、“减肥”、“请帮忙”、“额外收入”和“捐赠”等短语会让您的订阅者对電(diàn)子邮件的合法性产(chǎn)生怀疑并将它们标记為(wèi)垃圾邮件。
要知道，垃圾邮件通常是泛泛的、非个人的，模板化的，这类邮件很(hěn)少提供任何真正的价值或以满足收件人需求的方式呈现信息。所有(yǒu)的邮件服務(wù)商(shāng)允许发布的内容一定是符合相关法律规定的，同时，他(tā)们要给用(yòng)户一个良好的體(tǐ)验，因此如果你总是无差别的发送相同的邮件，也容易被列入電(diàn)子邮件黑名(míng)单。比如：
尤其当您要进行大规模群发的时候，最好是设置一些主题变量。群发的数量越多(duō)，变量主题就设置越多(duō)，那么如何在主题也设置变量呢(ne)？建议以收件人地址+设置的主题+随机名(míng)字或者其他(tā)进行设置。总之发邮件的精(jīng)髓在于变量，避免邮件内容完全一致，同时让邮件更具(jù)针对性，获得收件人好感。
電(diàn)子邮件服務(wù)提供商(shāng)利用(yòng)你的域名(míng)声誉来衡量你的電(diàn)子邮件的可(kě)靠性。如果你的域名(míng)声誉不佳，说明你的域名(míng)可(kě)能(néng)经常发送垃圾邮件或者被投诉，那么你的電(diàn)子邮件就有(yǒu)可(kě)能(néng)被视為(wèi)垃圾邮件，从而被拦截或者直接拒收。
通常情况下，域名(míng)信誉会根据以下因素来评估：
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垃圾邮件率 Spam Rate：从特定域名(míng)发出的邮件中(zhōng)，被过滤掉并直接落入垃圾邮件文(wén)件夹的百分(fēn)比；
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跳出率 Bounce Rate：从某个域名(míng)发出的邮件被潜在客户的邮件服務(wù)器拒绝并退信的百分(fēn)比；
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垃圾邮件报告 Spam Report：如果潜在客户特别标记你為(wèi)垃圾邮件，则视為(wèi)垃圾邮件报告。垃圾邮件报告是你作(zuò)為(wèi)邮件发送者最不愿意看到的东西，因為(wèi)它们会立即触发垃圾邮件过滤器，严重影响你的邮件发送率。
建议您最好先去验证你将使用(yòng)的域名(míng)再去发送電(diàn)子邮件。域名(míng)认证是一种技(jì )术标准，它允许收件人的服務(wù)器确认你的身份，以验证发送邮件的人确实是你。这会大大降低了你被标记為(wèi)垃圾邮件的几率。那么，究竟要如何验证你的邮箱域名(míng)呢(ne)？认证域名(míng)需要设置三个协议：
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发件人策略框架（SPF）：这个标准通过检查你的邮件是否是由一个特定域名(míng)的授权IP地址发送的，来验证你的身份。
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域名(míng)密钥识别邮件（DKIM）：这种认证协议将数字签名(míng)贴在每一封从特定域发出的電(diàn)子邮件上，然后由潜在客户的系统进行验证。满足这一标准可(kě)以确保電(diàn)子邮件在传输过程中(zhōng)不会被篡改。
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基于域名(míng)的消息认证/报告/一致性（DMARC）：DMARC政策验证发件人的域名(míng)是否通过SPF和DKIM协议进行了验证，并提供了在发件人未被验证的情况下该如何处理(lǐ)的信息（如发送至垃圾邮件文(wén)件夹、拒绝邮件等）。
如果您觉得这些技(jì )术性太强，可(kě)以直接需要联系你的IT团队或邮件服務(wù)提供商(shāng)，检查你的SPF和DKIM是否设置正确。同时，最好能(néng)够使用(yòng)一个可(kě)靠的IP地址来发送邮件，每个IP地址都有(yǒu)一个可(kě)靠等级，如果它是低的，你的邮件很(hěn)可(kě)能(néng)会被认為(wèi)是垃圾邮件，可(kě)能(néng)会有(yǒu)无法送达的风险。
做外贸持续跟进客户必须中(zhōng)的刚需，但是如果你在短时间内疯狂地跟进太多(duō)邮件，你很(hěn)可(kě)能(néng)会激怒潜在客户，他(tā)们甚至可(kě)能(néng)最终报告你是垃圾邮件，这是你作(zuò)為(wèi)邮件发送者最不愿意看到的。
许多(duō)外贸人员非常勤奋，会不停地发送很(hěn)多(duō)开发信给不同的客户，但是如果你在短时间内向不同的客户发送了雷同的邮件，也可(kě)能(néng)会导致被垃圾邮箱拦截。
你的收件人的電(diàn)子邮件服務(wù)提供商(shāng)会不断跟踪你的電(diàn)子邮件活动，避免一直重复发送相同的電(diàn)子邮件模板，否则这样会提醒垃对方的圾邮件过滤器。
发送量过高过快可(kě)能(néng)导致递送问题。如果您要发送大量電(diàn)子邮件，我们建议您执行以下操作(zuò)：
08「被用(yòng)户手动过滤為(wèi)垃圾邮件」
如果你的邮件并没有(yǒu)被所有(yǒu)用(yòng)户都拦截為(wèi)垃圾邮件，也并不意味着你的邮件一定可(kě)以百分(fēn)百抵达所有(yǒu)用(yòng)户的收件箱。所有(yǒu)的邮件服務(wù)商(shāng)都為(wèi)用(yòng)户提供了自定义的过滤器设置路径，满足收件人地址、正文(wén)内容包含一些内容的邮件都会被用(yòng)户自定义拦截為(wèi)垃圾邮件。
有(yǒu)时候你不一定会因為(wèi)你自己做错了事而受到惩罚，但你可(kě)能(néng)会因為(wèi)同行做错了事情激怒了潜在客户而连带受到影响。
在发送邮件之前，最好能(néng)够尽量与客户先建立起联系，让客户认识你的身份和目的，也可(kě)以让客户将你的邮件地址添加到他(tā)们的联系人或安(ān)全发件人列表中(zhōng)。
你还可(kě)以在收件人中(zhōng)加入你自己的邮箱地址，如果邮件的发件人地址在收件人的联系人列表中(zhōng)，则相应邮件不容易被标记為(wèi)垃圾邮件。有(yǒu)时，有(yǒu)效邮件可(kě)能(néng)会被标记為(wèi)垃圾邮件。收件人可(kě)以将有(yǒu)效邮件标记為(wèi)非垃圾邮件，这样相应发件人日后发送的邮件应该会被递送到收件箱。
如果收件人的邮箱空间已满，那么他(tā)就无法接收新(xīn)的邮件，如果要验证这一点，你恐怕要从别的对接渠道去询问或者稍后再试，或者说假如客户收到的邮件非常多(duō)，而你的邮件刚好被淹没在此，那么客户也许就看不到的你邮件，因此挑选合适的时间定时发送邮件非常必要。
在发送邮件之前，了解客户的所在地區(qū)和时區(qū)，选择合适的发送时间，避免在客户的休息或假期期间打扰他(tā)们，你可(kě)以选择在对方开始上班的时候发送邮件。
还有(yǒu)很(hěn)多(duō)原因会造成客户已读不回，比如：
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客户没有(yǒu)采購(gòu)需求，或者你的产(chǎn)品他(tā)已经不做了。
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客户已有(yǒu)其他(tā)合作(zuò)的供应商(shāng)，或者正在货比三家，或者拿(ná)你的价格和供应商(shāng)压价。
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客户对你的报价不满意，或者你的产(chǎn)品没有(yǒu)吸引力或亮点。
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客户很(hěn)忙，或者在度假，或者不喜欢邮件沟通，或者不是最核心的负责人。
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客户对你的邮件表达不满意，或者觉得你太急功近利，或者给他(tā)们带来压力或反感。
為(wèi)了尽可(kě)能(néng)减少客户已读不回，你可(kě)以参考以下这些做法：
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在邮件中(zhōng)了解客户的采購(gòu)需求和计划，提供个性化的解决方案和价值主张，突出你的产(chǎn)品的功能(néng)和优势。
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在邮件中(zhōng)提供有(yǒu)竞争力的报价，或者提供一些优惠或折扣，或者提醒报价的有(yǒu)效期或原材料的涨价。
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在邮件中(zhōng)展示你的产(chǎn)品的设计和美學(xué)，或者提供一些新(xīn)款或热卖的产(chǎn)品，或者提供一些客户的评价或案例。
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在邮件中(zhōng)尊重客户的时间和意愿，选择合适的跟进频率和方式，不要过于频繁或强硬，也不要过于冷淡或放弃。
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在邮件中(zhōng)使用(yòng)正确和礼貌的语言，避免语法错误或文(wén)理(lǐ)不通，也避免过于主观或情绪化的表达，保持专业和客观的态度。
造成这一情况的原因有(yǒu)很(hěn)多(duō)，為(wèi)了更好推进业務(wù)落地，長(cháng)期的持久跟进是很(hěn)有(yǒu)必要的，我们有(yǒu)不少客户反馈自己订单里不乏跟了三年五载才成交的case。
今年，许多(duō)内贸的商(shāng)家开始涉足海外市场，但也有(yǒu)不少商(shāng)家沿用(yòng)内贸的思维和方式去做外贸，认為(wèi)客户不回复就是无效询盘。其实这是一种误解，外贸询盘的回复率并不高，做外贸比做内贸更需要有(yǒu)耐心和毅力。成功的外贸人，并不一定是聪明绝顶的，而是能(néng)够坚持不懈的。获取询盘本就不容易，希望大家都能(néng)重视每一个来之不易的询盘，合理(lǐ)跟进，收获成交的喜悦！
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