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最全秘籍 | 如何提升外贸开发信的抵达率

2024-07-27

B2B外贸，除了被动等询盘以外，还有(yǒu)主动开发的方式。主动开发无需花(huā)费很(hěn)多(duō)的money，技(jì )巧得当的话也能(néng)收获大订单。不过，可(kě)能(néng)最困扰外贸业務(wù)员的事情之一就是虽然开发信发了不少，得到回复的却寥寥无几。讲道理(lǐ)，这个环节也许是您的开发信抵达率出了问题。今天小(xiǎo)编就来分(fēn)享如何提升外贸开发信的抵达率这个话题。

NO.1 指标释义

大家在发送邮件时，经常会衡量的因素是邮件打开率和邮件点击（响应）率。在这个层级，粗略来讲涉及以下几个重要指标：

邮件打开率＝邮件打开数÷邮件发送数
邮件点击率＝邮件点击数÷邮件打开数
综合邮件效果＝邮件打开率×邮件点击率

但是，如果我们还想更细地探究邮件的表现的话，还要再衡量一个指标，那就是邮件到达率。

邮件到达率＝邮件到达数÷邮件发送数

这里的邮件到达是指邮件正常到达接收者收件箱的情况。如果邮件被接收者退回或者落入垃圾邮件箱则不视為(wèi)一个成功的到达，我们要提高邮件的综合效果其中(zhōng)要通过的第一关考验就是邮件的到达。

NO.2 基础设置

01 准备企业邮箱工(gōng)欲善其事必先利其器！

如果你还没有(yǒu)配置好你邮箱的基础settings，一股脑开始蛮干，最终的收获一般都不会很(hěn)理(lǐ)想，最后也许只能(néng)说是邮件发到自己无能(néng)為(wèi)力，最终却只能(néng)努力到感动自己，甚至怀疑自己。首先，重要的事情说三遍！最好准备一个企业邮箱！最好准备一个企业邮箱！最好准备一个企业邮箱！如果您使用(yòng)的个人邮箱，被拦截到垃圾邮箱的概率相对较高，使用(yòng)企业邮箱可(kě)以在这个维度，帮您拥有(yǒu)一个良好的开端。

02 做好邮箱身份验证通过身份验证的邮件

一则可(kě)以帮助保护收件人免受网上诱骗邮件等恶意電(diàn)子邮件的侵害，一则也不容易被收件人拒收或标记為(wèi)垃圾邮件。

这些身份验证方法在您的域名(míng)提供商(shāng)处设置。如果您使用(yòng)了域名(míng)托管服務(wù)商(shāng)或電(diàn)子邮件服務(wù)提供商(shāng)，请按照相应提供商(shāng)的说明来设置身份验证。為(wèi)您用(yòng)来发送邮件的每个网域设置身份验证。敲黑板：如果以下内容您不知道如何设置，请直接联系您的域名(míng)提供商(shāng)~

為(wèi)网域发布SPF记录

SPF是 Sender Policy Framework 的缩写，是一种以IP地址来认证電(diàn)子邮件发件人身份的技(jì )术。邮件的接收方会首先检查域名(míng)的SPF记录，来确定发件人的IP地址是否被包含在SPF记录里面，如果在，就认為(wèi)是一封正确的邮件，否则会认為(wèi)是一封伪造的邮件进行退回。SPF是跟DNS相关的一项技(jì )术，它向收信者表明，哪些邮件服務(wù)器是经过某个域名(míng)认可(kě)会发送邮件的。如果你拥有(yǒu)自己的域名(míng)，并且用(yòng)它发送邮件，那么你应该為(wèi)它添加 SPF。设置正确的 SPF 记录可(kě)以提高邮件系统发送外域邮件的成功率，也可(kě)以一定程度上防止别人假冒你的域名(míng)发邮件。那么如何设置SPF呢(ne)？SPF是通过域名(míng)的TXT记录来进行设置的。您可(kě)以联系自己的域名(míng)服務(wù)商(shāng)，给自己域名(míng)设置一条TXT记录来避免这种情况。TXT记录值格式為(wèi)： v=spf1include:spf.mail.【网域】.com~all （具(jù)體(tǐ)可(kě)咨询您的域名(míng)服務(wù)商(shāng)）举例：腾讯云设置界面：

為(wèi)邮件启用(yòng) DKIM 签名(míng)

接收邮件的服務(wù)器将使用(yòng) DKIM 来验证相应邮件是否确实由网域所有(yǒu)者发送。為(wèi)域名(míng)启用(yòng) DKIM 将特殊的信息头附加到发自该域名(míng)的每个電(diàn)子邮件。此信息头包含加密私钥。收件人邮件服務(wù)器会使用(yòng)公(gōng)钥核实電(diàn)子邮件是否发自该域名(míng)且是否有(yǒu)人在传输过程中(zhōng)篡改電(diàn)子邮件内容。没有(yǒu)信息头的電(diàn)子邮件将被检测认定為(wèi)不真实信息。您可(kě)以為(wèi)每个域名(míng)启用(yòng) DKIM 签名(míng)。若要為(wèi)单个域名(míng)启用(yòng) DKIM 签名(míng)发送邮件，请如下操作(zuò)：转到网站与域名(míng) > 您的域名(míng) > “邮件” 标签 > 邮件设置。注解: 若您有(yǒu)用(yòng)于发送邮件的域名(míng)别名(míng)，请同时為(wèi)其添加 DKIM DNS 记录。请将用(yòng)于主域名(míng)的相同记录用(yòng)于域名(míng)别名(míng)。

為(wèi)您的网域发布 DMARC 记录

DMARC 可(kě)帮助发件人防范自己的域名(míng)被仿冒。DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance）是txt记录中(zhōng)的一种，是一种基于现有(yǒu)的SPF和DKIM协议的可(kě)扩展電(diàn)子邮件认证协议，其核心思想是邮件的发送方通过特定方式（DNS）公(gōng)开表明自己会用(yòng)到的发件服務(wù)器（SPF）、并对发出的邮件内容进行签名(míng)(DKIM)，而邮件的接收方则检查收到的邮件是否来自发送方授权过的服務(wù)器并核对签名(míng)是否有(yǒu)效。对于未通过前述检查的邮件，接收方则按照发送方指定的策略进行处理(lǐ)，如直接投入垃圾箱或拒收。从而有(yǒu)效识别并拦截欺诈邮件和钓鱼邮件，保障用(yòng)户个人信息安(ān)全。

如何设置DMARC记录？

登录域名(míng)管理(lǐ)后台，找到需要添加DMARC记录的域名(míng)，增加TXT记录; （在设置DMARC记录之前，请務(wù)必确保已设置SPF记录） _dmarcv=DMARC1; p=none; fo=1; ruf=mailto:dmarc@(your _domain).com; rua=mailto:dmarc_report@(your _domain).com 注意：Dmarc记录里，有(yǒu)两个值可(kě)由您来自定义： p：用(yòng)于告知收件方，当检测到某邮件存在伪造发件人的情况，收件方要做出什么处理(lǐ)，reject為(wèi)拒绝该邮件；none為(wèi)不作(zuò)任何处理(lǐ)；quarantine為(wèi)将邮件标记為(wèi)垃圾邮件。 ruf：用(yòng)于当检测到伪造邮件，收件方须将检测结果发送到哪个邮箱地址。

建议：p值最优设置方式是第一次设置选择none，观察发信情况一个月，再改為(wèi)quarantine，再观察一个月，最后再设為(wèi)reject。

NO.3 注意发件质(zhì)量

01 避免使用(yòng)Spam Trigger Words发信

避免使用(yòng)Spam Trigger Words发信也是一种讲究，当外贸卖家写信时，需要避开spam trigger words（垃圾邮件触发词），这样就可(kě)以增加邮件发送至对方邮箱的可(kě)能(néng)性，确保对方能(néng)够接收。最忌讳的就是price等有(yǒu)購(gòu)买意味的关键词。下面是一些常见的spam trigger words，这些是许多(duō)邮件服務(wù)器系统都会规避掉的一些词汇，卖家注意不要使用(yòng)！但是，spam trigger words多(duō)到超乎你的想象！大家多(duō)多(duō)留心哦~

02 逐步提高邮件的数量和频次发送量过高过快可(kě)能(néng)导致递送问题

如果您要发送大量電(diàn)子邮件，我们建议您执行以下操作(zuò)：

以一致的速率发送邮件。避免突然发送大量邮件。
先发送少量邮件，随着时间的推移，再逐步提高邮件发送量。
在提高邮件发送量的同时，定期监控发送速率和您收到的所有(yǒu)回复。通过定期监控，您可(kě)以在发送速率受限或开始看到错误时调低发送量。

以下因素会影响发送量的提高速度：

发送的電(diàn)子邮件数量：您发送的電(diàn)子邮件越多(duō)，应该以越慢的速度提高发送量。
发送電(diàn)子邮件的频率：如果您每日而不是每周发送邮件，则可(kě)以以较快的速度提高发送量。
收件人对邮件的反馈（敲黑板秘籍）如果邮件的发件人地址在收件人的联系人列表中(zhōng)，则相应邮件不容易被标记為(wèi)垃圾邮件。有(yǒu)时，有(yǒu)效邮件可(kě)能(néng)会被标记為(wèi)垃圾邮件。收件人可(kě)以将有(yǒu)效邮件标记為(wèi)非垃圾邮件，这样相应发件人日后发送的邮件应该会被递送到收件箱。强烈建议！请把上面这段篮色部分(fēn)再读一遍很(hěn)简单，易实现，易操作(zuò)！